regulamin | Docmatic.ai

Regulamin

REGULAMIN USŁUGI MARKETINGOWEJ SPÓŁKI DOCMATIC

Usługa polega na generowaniu materiałów marketingowych lub promocyjnych w celu zamieszczenia ich w mediach społecznościowych, w postaci krótkometrażowych form wizualnych, takich jak rolki, posty lub animacje graficzne.

1. Definicje
1.1. Ankieta – formularz elektroniczny, dostępny na stronie Operatora, służący przedstawieniu przez użytkownika swoich oczekiwań względem oferowanej usługi.
1.2. Kodeks cywilny – ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny, Dz. U 1964 Nr 16 poz. 93
1.3. Materiał – treść marketingowa w postaci postu, grafiki lub rolki.
1.4. Operator – spółka pod firmą DOCMATIC spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie przy ul. Szlak 77/22, 31-153 Kraków, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Kraków, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, NIP: 9452218274, kapitał zakładowy: 5.100,00 zł, udostępniająca usługę Użytkownikowi.
1.5. Opłata Abonamentowa – łączna miesięczna opłata z tytułu korzystania z wybranego przez Użytkownika pakietu w modelu subskrypcyjnym.
1.6. Pakiet – zakres czynności, które zostaną wykonane przez Operatora.
1.7. Regulamin – niniejszy dokument, będący zbiorem zasad korzystania z usługi.
1.8. Umowa – umowa o świadczenie Usług na zasadach określonych w Regulaminie, zawarta pomiędzy Użytkownikiem a Operatorem.
1.9. Umowa powierzenia – umowa zawierana pomiędzy Operatorem a Użytkownikiem, stanowiąca załącznik nr 1 do Regulaminu
1.10. Usługi – usługi świadczone drogą elektroniczną przez Operatora, polegające na dostarczeniu materiałów opisanych w Pakiecie.
1.11. Użytkownik – osoba fizyczna, osoba prawna lub osoba prawna nieposiadająca osobowości prawnej, na rzecz której Operator świadczy usługę, na podstawie zawartej, zgodnie z niniejszym Regulaminem, umowy na świadczenie przez Operatora usług drogą elektroniczną.
1.12. Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną – ustawa z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną, Dz. U. 2002 Nr 144 poz. 1204.
1.13. Ustawa o prawach konsumenta – ustawa z dnia 30 maja 2014 roku o prawach konsumenta, Dz. U. 2014 poz. 827.

2. Postanowienia ogólne
2.1. Wszystkie osoby korzystające z Usługi mogą w każdym czasie, bez ponoszenia jakichkolwiek opłat, zapoznać się z Regulaminem dostępnym na stronie Operatora. Regulamin może zostać również nieodpłatnie pobrany oraz wydrukowany ze strony Operatora.
2.2. Regulamin określa zasady i warunki świadczenia usług przez Operatora.
2.3. Niniejszy dokument stanowi regulamin w rozumieniu art. 8 ust. 1 pkt. 1) Ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
2.4. Operator nie ma kontroli nad dokładnością lub poprawnością treści lub informacji dostarczanych lub wykorzystywanych przez Użytkowników , w związku z czym Użytkownik przyjmuje do wiadomości, że tylko podanie przez niego prawidłowych i pełnych danych pozwoli na należyte świadczenie usług przez operatora.
2.5. Operator, w celu zapewnienia prawidłowego wykonania Usługi oraz dążenia do zapewnienia najwyższej jakości świadczonych usług może komunikować się z Użytkownikiem zarówno telefonicznie, jak również za pośrednictwem poczty elektronicznej, na adres Użytkownika wskazany podczas wypełniania Ankiety.
2.6. Treści tworzone przez Operatora mogą zawierać elementy, będące przedmiotem praw autorskich spółki Canva Pty Ltd. Zabrania się w związku z tym sprzedawania, przenoszenia, cedowania lub w inny sposób oddawania do użytku wyników prac wynikających z Umowy osobie trzeciej.

3. Konto Klienta
3.1. Założenie konta jest opcjonalne i umożliwia obsługę płatności, jak i dostęp do historii zawieranych transakcji.
3.2. Każdy Użytkownik może posiadać wyłącznie jedno Konto.
3.3. Zabrania się udostępniania haseł oraz umożliwiania osobom trzecim korzystania z Platformy w imieniu Użytkownika.

4. Usługi dostępne w ramach Platformy
4.1. Użytkownik w ramach Platformy ma możliwość korzystania w szczególności z następujących Usług:
4.1.1. Usługa dostarczenia grafik statycznych lub animowanych przy wykorzystaniu dostarczonych przez Klienta materiałów lub użytych materiałów zewnętrznych przez Operatora.

5. Pakiety
5.1. Korzystanie z Usługi może odbywać się w ramach Pakietów podanych na stronie www.docmaticstudio.com

6. Opłaty
6.1. Korzystanie z Usługi w pakiecie Start oraz w pakiecie Premium wymaga uiszczenia przez Użytkownika Opłaty, zgodnie z cennikiem udostępnionym pod adresem www.docmaticstudio.com
6.2. Uiszczenie Opłaty Abonamentowej następuje poprzez system płatności internetowych.
6.2.1. W przypadku pakietu „Subskrypcja” opłata abonamentowa jest wnoszona z góry za kolejne okresy miesięczne korzystania z Usługi.
6.2.2. Dzień miesiąca, który będzie dniem rozpoczęcia korzystania z Platformy w ramach Pakietu pełnego określany jest na dzień zaksięgowania pierwszej wpłaty i kończy się datą, która odpowiada dniu, w który rozpoczął się okres korzystania z usługi, a gdyby takiego dnia w kolejnym miesiącu nie było – w ostatnim dniu danego miesiąca.
6.2.3. Wybierając kartę kredytową lub debetową jako sposób uregulowania Opłaty Abonamentowej,użytkownik jednocześnie zgadza się na automatyczne obciążanie karty kredytowej lub konta bankowego za całość należnych opłat w danym okresie korzystania z Usługi. Jednocześnie użytkownik wyraża zgodę na wykorzystanie przez Operatora zewnętrznych podmiotów pośredniczących w procesie płatności, a także ujawnienie im danych dotyczących transakcji.
6.2.4. W przypadku wyboru karty kredytowej lub debetowej jako sposobu opłacenia Opłaty Abonamentowej, opłata za każdy kolejny miesiąc będzie pobierana automatycznie przez 12 miesięcy.
6.2.5. W przypadku wyboru systemu płatności internetowych, użytkownik potwierdza i akceptuje warunki świadczenia usług przez operatora dostępne pod adresem www.docmaticstudio.com.

7. Odstąpienie od umowy prowadzenia Konta
7.1. Klient ma prawo do odstąpienia od Umowy w momencie otrzymania do akceptacji pierwszej wersji Materiałów w postaci tekstów oraz jednej przykładowej grafiki.
7.2. Klient może odrzucić pierwszą wersję Materiałów do 48 godzin od ich dostarczenia. Po upływie tego czasu, w braku wyraźnego oświadczenia woli użytkownika o odrzuceniu usługi, nastąpi realizacja Umowy.
7.2. Po rozpoczęciu procesu realizacji Umowy prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość nie przysługuje, jako że Usługa nabiera indywidualnego charakteru oraz jest dostosowywana do potrzeb konkretnego użytkownika.

8. Własność intelektualna
8.1. Treści utworzone w ramach usługi świadczonej przez operatora nie stanowią utworu w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, w związku z czym nie stanowią jego własności intelektualnej, wyłączając elementy, o których mowa w punkcie 2.8 postanowień ogólnych.
8.2. Operator zastrzega, że nie jest zobowiązany do oznaczania oferowanych treści jako wytworów sztucznej inteligencji. Jednocześnie, użytkownik bierze odpowiedzialność za umieszczenie oznaczenia w widocznym miejscu na przekazanej treści, lub w jej opisie, a przynajmniej w miejscu, które umożliwia odbiorcy zapoznanie się z tym oznaczeniem bez nadmiernych przeszkód, jeżeli wymagają tego przepisy powszechnie obowiązującego prawa lub regulamin portalu, na którym użytkownik te treści publikuje.

9. Zastrzeżenia i Wyłączenia
9.1. Platforma została opracowana w celu prezentowania informacji, w zakresie dopuszczalnym przez przepisy powszechnie obowiązujące i w sposób obiektywny.
9.2. Operator zastrzega sobie prawo do publikowania treści sponsorowanych, w tym informacji handlowych oraz reklam, w zakresie dozwolonym przepisania prawa. Każdorazowo treść taka będzie odpowiednio wyodrębniana i oznaczana w sposób niebudzący wątpliwości, jaki jest jej charakter.
9.3. Wszelkie informacje handlowe zawarte na Platformie nie stanowią oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego i nie mogą być podstawą jakichkolwiek roszczeń wobec Operatora.
9.4. Operator nie ponosi żadnej odpowiedzialności w związku z korzystaniem przez użytkownika z Materiałów w ramach wykonanej Usługi.
9.5. Operator nie ponosi odpowiedzialności za efekty udostępniania, upubliczniania lub korzystania z wykonanych Materiałów.
9.6. Operator nie ponosi odpowiedzialności za prawdziwość oraz zgodność z prawem wytworzonych treści i Materiałów. Obowiązkiem użytkownika jest zatem korzystanie z nich w ramach powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności zgodnie z prawem ochrony konkurencji i konsumenta.
9.7. Operator zastrzega sobie prawo niewykonania Usługi w przypadku, gdy zlecenie wykonanie Usługi naruszałoby zasady współżycia społecznego, dobre obyczaje, przepisy powszechnie obowiązującego prawa lub naruszałoby interesy Operatora lub postanowienia Regulaminu.
9.8. Jeśli jakiekolwiek z postanowień niniejszego Regulaminu prowadziłoby do ograniczenia praw Konsumenta przysługujących mu na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, których stosowania w relacji z Konsumentem nie można ograniczyć lub wyłączyć – w stosunku do Klienta będącego Konsumentem tych postanowień Regulaminu nie stosuje się.
9.9. Użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność za podejmowane przez siebie w ramach Usługi działania lub zaniechania.
9.10. Użytkownik nie może udzielać sublicencji, odsprzedawać, wynajmować, wypożyczać, przypisywać, darować lub w inny sposób przekazywać lub dystrybuować Materiałów ani praw przyznanych na mocy niniejszego regulaminu.
9.11. Użytkownik nie może używać jakichkolwiek Materiałów jako części znaku towarowego, znaku wzorniczego, nazwy handlowej, nazwy firmy lub znaku usługowego.
9.12. Użytkownik nie może usuwać jakiegokolwiek oznaczenia praw autorskich, znaku towarowego lub innego prawa własności z jakichkolwiek Materiałów.
9.13. Klient i Użytkownik nie może używać lub wyświetlać Materiałów jako samodzielnego elementu na stronach internetowych lub innych miejscach przeznaczonych do sprzedaży, licencjonowania lub innej dystrybucji produktów „na żądanie”, takich jak pocztówki, kubki, koszulki, plakaty i inne przedmioty;
9.14. Klient i Użytkownik nie może używać Materiałów w obsceniczny, niemoralny, naruszający prawa, oszczerczy lub zniesławiający, w nawiązaniu do pornografii, lub w sposób, który mógłby spowodować, że jakakolwiek osoba lub mienie zostanie przedstawione w złym świetle;
9.15. Użytkownik nie może rozdzielać, ani używać fragmentów Materiałów osobno.
9.16. Użytkownik nie może używać Materiałów do celów redakcyjnych bez zamieszczenia następującego przypisu obok Materiałów: „©Docmatic studio via Canva.com”.
9.17. Użytkownik nie może włączać Materiałów do jakiegokolwiek produktu, który prowadzi do redystrybucji lub ponownego wykorzystania materiałów lub w inny sposób udostępnia je w sposób umożliwiający osobie wyodrębnienie, dostęp lub reprodukcję materiałów jako pliku elektronicznego;
9.18. Użytkownik nie może używać lub wyświetlać Materiałów w formacie elektronicznym, który umożliwia ich pobranie, eksport lub dystrybucję za pośrednictwem urządzeń mobilnych lub udostępnienie w jakimkolwiek systemie wymiany plików peer-to-peer lub podobnym.
9.19. Klient i Użytkownik nie mogą postępować niezgodnie z licencjami z serwisu Canva zamieszczonymi pod adresem: https://www.canva.com/pl_pl/help/using-canva-to-create-products-for-sale/.
9.20. Odpowiedzialność Operatora względem Klientów niebędących Konsumentami jest ograniczona wyłącznie do winy umyślnej, do kwoty otrzymanej przez Operatora od tego Klienta w ramach zdarzenia w związku, z którym powstała odpowiedzialność Operatora. Względem tych podmiotów wyłączona jest również odpowiedzialność Operatora za utracone korzyści.
9.21. W zakresie nieuregulowanym w niniejszym Regulaminie zastosowanie znajdą przepisy prawa powszechnie obowiązującego, w tym ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

10. Reklamacje
10.1. Reklamacje dotyczące Platformy należy zgłaszać na adres e-mail: office@docmatic.ai.
10.2. Reklamacje rozpatrywane są w terminie 14 dni od dnia otrzymania zgłoszenia.
10.3. W przypadku, gdy postępowanie reklamacyjne nie przyniesie oczekiwanego rezultatu przez użytkownika będącego jednocześnie konsumentem, może on skorzystać m.in. z:
10.3.1. Pomocy właściwego Europejskiego Centrum Konsumenckiego należącego do sieci Europejskich Centrów Konsumenckich (ECC-Net). Centra informują Konsumentów o ich prawach oraz pomagają w rozwiązywaniu indywidualnych problemów związanych z transakcjami ponadgranicznymi. Pomoc Centrów Konsumenckich jest z zasady bezpłatna. Spis Centrów właściwych dla poszczególnych krajów znajduje się pod adresem: http://www.konsument.gov.pl/pl/eck-w-europie.html;
10.3.2. Internetowej platformy ODR (Online Dispute Resolution), dostępnej pod adresem: https://webgate.ec.europa.eu/odr/main/index.cfm?event=main.home.show&lng=E;
10.3.3. mediacji prowadzonej przez właściwy terenowo Wojewódzki Inspektorat Inspekcji Handlowej, do którego należy się zwrócić z wnioskiem o mediację. Co do zasady postępowanie jest bezpłatne. Wykaz Inspektoratów znajduje się tutaj: https://www.uokik.gov.pl/wazne_adresy.php#faq595;
10.3.4. pomocy właściwego terenowo stałego polubownego sądu konsumenckiego działającego przy Wojewódzkim Inspektoracie Inspekcji Handlowej, do którego należy złożyć wniosek o rozpatrzenie sprawy przed sądem polubownym. Co do zasady postępowanie jest bezpłatne. Wykaz sądów dostępny jest pod adresem: https://www.uokik.gov.pl/wazne_adresy.php#faq596;
10.3.5. bezpłatnej pomocy miejskiego lub powiatowego rzecznika konsumentów.

11. Dane osobowe
11.1. Administratorem danych osobowych użytkowników jest podmiot DOCMATIC spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie przy ul. Szlak 77/22, 31-153 Kraków.
11.2. Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z polityką prywatności Operatora dostępną pod adresem: https://www.docmatic.ai/cookies-and-privacy-policy.

12. Zmiana Regulaminu
12.1. Operator zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu tylko z ważnych przyczyn. Jako ważną przyczynę rozumie się konieczność zmiany Regulaminu spowodowaną:
12.1.1. dostosowaniem Usługi do przepisów prawa
12.1.2. poprawą bezpieczeństwa świadczonych Usług;
12.1.3. zmianą funkcjonalności;
12.1.4. usprawnieniem działania;
12.1.5. poprawą jakości świadczonych Usług;
12.1.6. zmianą cennika.

Załącznik nr 1 do Regulaminu – Umowa powierzenia

UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Niniejsza Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych stanowi integralną część Regulaminu i określa zasady przetwarzania przez Operatora danych osobowych Użytkowników w celu realizacji usługi.

I. DEFINICJE
1. Pojęcia pisane wielką literą, a nie zdefiniowane inaczej w Umowie powierzenia, mają znaczenie przypisane im Regulaminie.
2. Na użytek Umowy powierzenia

Dane Osobowe – oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej, których dotyczy powierzenie przetwarzania na mocy Umowy powierzenia, w związku z zawarciem Umowy z Użytkownikiem
Umowa powierzenia – oznacza niniejszą Umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.

II. DANE OSOBOWE
1. Użytkownik powierza Operatorowi przetwarzanie następującego zakresu Danych Osobowych:
1) rodzaj danych przekazanych do przetwarzania - wszelkie dane umieszczane w Ankiecie
2) rodzaj czynności przetwarzania - zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, przeglądanie, przekazywanie, modyfikowanie, usuwanie;
3) forma przetwarzania – elektroniczna.

III. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH
1. Użytkownik powierza Operatorowi przetwarzanie Danych Osobowych w związku z Umową a Operator to zlecenie przyjmuje.
2. Operator może przetwarzać Dane Osobowe, o których mowa w Rozdziale II Umowy powierzenia, wyłącznie w celu wykonania zobowiązań wynikających z Umowy, w tym zapewnienia określonych funkcjonalności oraz wsparcia technicznego.
3. Zmiana zakresu powierzenia przetwarzania Danych Osobowych następuje poprzez przesłanie przez Użytkownika do Operatora nowego zakresu powierzonych do przetwarzania Danych Osobowych za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail Operatora. Zmiana zakresu powierzenia przetwarzania Danych Osobowych następuje, jeżeli Operator nie złoży sprzeciwu w ciągu 7 dni od daty otrzymania wiadomości od Użytkownika.
4. Zawarcie Umowy powierzenia stanowi udokumentowane polecenie Użytkownika do przetwarzania przez Operatora Danych Osobowych.

IV. ŚRODKI ZABEZPIECZENIA DANYCH OSOBOWYCH
1. Operator oświadcza, że posiada zasoby infrastrukturalne, doświadczenie, wiedzę oraz wykwalifikowany personel, w zakresie umożliwiającym należyte wykonanie Umowy powierzenia zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym w szczególności zgodnie z zasadami wynikającymi z RODO.
2. W celu ochrony Danych Osobowych, Operator zobowiązuje się stosować odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, których Dane Osobowe będą przetwarzane na podstawie Umowy powierzenia.

V. OSOBY MAJĄCE DOSTĘP DO DANYCH OSOBOWYCH
W stosunku, do osób którymi Operator posługuje się przy realizacji Umowy powierzenia (niezależnie od stosunku prawnego łączącego Operatora z tymi osobami), Operator zobowiązuje się:
1) posługiwać się przy wykonywaniu Umowy powierzenia wyłącznie osobami, którym zostało udzielone upoważnienie do przetwarzania Danych Osobowych oraz przeszkolić te osoby z tematyki ochrony danych osobowych oraz odpowiedzialności z tytułu nieprzestrzegania przepisów regulujących ochronę danych osobowych;
2) prowadzić ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania powierzonych Danych Osobowych i rejestr kategorii przetwarzania;
3) zobowiązać osoby, którymi posługuje się przy wykonywaniu Umowy powierzenia do zachowania Danych Osobowych w tajemnicy.

VI. DALSZE POWIERZENIE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
1. Dane Osobowe nie są przekazywane przez Operatora do dalszego powierzenia.
2. Operator zastrzega, że w trakcie trwania Umowy powierzenia może pojawić się konieczność dalszego powierzenia podmiotowi trzeciemu (podmiotowi przetwarzającemu) przetwarzania Danych Osobowych, zgodnie z art. 28 ust. 2 RODO w celu prawidłowego świadczenia Usług, na co Użytkownik wyraża zgodę.
3. Operator zobowiązuje się, że będzie korzystał wyłącznie z usług takich podmiotów przetwarzających, którzy zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi obowiązujących przepisów prawa, w tym RODO oraz zapewniało odpowiednią ochronę praw osób, których Dane Osobowe dotyczą.
4. Użytkownik zgadza się na dalsze powierzenie przetwarzania zgodnie Danych Osobowych zgodnie z art. 28 ust. 2 zd. 2 RODO. O zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia podmiotów przetwarzających Operator poinformuje Użytkownika nie później niż 14 dni przed planowanym dalszym powierzeniem przetwarzania Danych Osobowych.
5. Dalsze powierzenie przetwarzania Danych Osobowych nie wymaga zmiany Umowy powierzenia.
6. W terminie 14 dni od dnia otrzymania informacji o dalszym powierzeniu przetwarzania Danych Osobowych, Użytkownik może zgłosić sprzeciw. Zgłoszenie sprzeciwu przez Użytkownika stanowi równocześnie wypowiedzenie Umowy ze skutkiem na koniec okresu rozliczeniowego, w którym złożono sprzeciw. W czasie trwania okresu wypowiedzenia Umowy, Operator nie dokona dalszego powierzenia przetwarzania Danych Osobowych.
7. Operator zapewni, że podmioty przetwarzające będą przestrzegać obowiązków nałożonych na Operatora w Umowie powierzenia, w szczególności w zakresie obowiązku wdrożenia i stosowania co najmniej takiego samego poziomu ochrony Danych Osobowych jaki jest przewidziany w Umowie powierzenia.

VII. PRZEKAZYWANIE DANYCH OSOBOWYCH DO PAŃSTW TRZECICH
1. Operator przetwarza Dane Osobowe wyłącznie na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
2. Operator zastrzega, że w trakcie trwania Umowy może pojawić się konieczność przekazywania Danych Osobowych do państw trzecich. W takim przypadku postanowienia Rozdziału VI Umowy powierzenia stosuje się odpowiednio, przy czym Operator dodatkowo poinformuje Użytkownika o podstawach prawnych przekazywania Danych Osobowych do państw trzecich, w szczególności w celu zapewnienia odpowiednich zabezpieczeń zgodnie z art. 46 RODO, w tym o standardowych klauzulach umownych.

VIII. WSPARCIE UŻYTKOWNIKA W REALIZACJI JEGO OBOWIĄZKÓW DOTYCZĄCYCH DANYCH OSOBOWYCH
1. W zakresie realizacji praw osób, których Dane Osobowe dotyczą, Operator będzie wspierać Użytkownika, w szczególności poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, w realizacji obowiązku odpowiadania na żądania osób, których Dane Osobowe dotyczą, w zakresie wykonywania ich praw określonych w rozdziale III RODO. Wsparcie będzie odbywało się w formie i terminie umożliwiającym należytą i terminową realizację obowiązków przez Użytkownika.
2. Operator jest w szczególności zobowiązany do:
1) udzielania informacji oraz ujawnienia Danych Osobowych na żądanie Użytkownika w terminie 2 dni roboczych;
2) niezwłocznego, nie później niż w terminie 2 dni roboczych, informowania Użytkownika o wniosku dotyczącym realizacji praw osoby, której dane dotyczą;
3) udzielania Użytkownikowi niezbędnych informacji odnośnie przetwarzania Danych Osobowych na Platformie potrzebnych do przeprowadzenia przez Operatora oceny skutków dla Ochrony Danych;
4) udzielania Użytkownikowi, na jego żądanie informacji odnoszących się do żądań osób, których Dane Osobowe dotyczą, w zakresie określonym w art. 15-22 RODO, poprzez zgłoszone na adres: office@docmatic.ai.

IX. INCYDENTY
1. Operator będzie informować Użytkownika niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 48 godzin, o zaistniałym incydencie dotyczącym Danych Osobowych, przez który rozumie się naruszenie, podejrzenie lub próbę naruszenia zasad ochrony Danych Osobowych jeżeli taki incydent dotyczy lub może mieć wpływ na przetwarzanie Danych Osobowych („Incydent”).
2. Zgłoszenie Incydentu będzie zawierało:
1) opis okoliczności zdarzenia stanowiącego naruszenie ochrony Danych Osobowych oraz jego ustalonych lub podejrzewanych przyczyn;
2) opis charakteru naruszenia ochrony Danych Osobowych, w tym w miarę możliwości wskaże kategorie i przybliżoną liczbę osób, których Dane Osobowe dotyczą oraz kategorie i przybliżoną liczbę wpisów Danych Osobowych, których dotyczy naruszenie;
3) opis możliwych konsekwencji zaistniałego naruszenia;
4) opis zastosowanych przez Operatora środków zaradczych w celu zminimalizowania ewentualnych negatywnych skutków naruszenia.
3. Informacje, o których mowa w ust. 2 powyżej, zostaną przekazane na adres e-mail Użytkownika.
4. W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony Danych Osobowych Operator podejmuje niezwłocznie wszystkie niezbędne środki techniczne i organizacyjne w celu usunięcia przyczyn, które spowodowały naruszenie ochrony Danych Osobowych oraz zminimalizowania jego ewentualnych negatywnych konsekwencji.

X. PRZEKAZYWANIE UŻYTKOWNIKOWI INFORMACJI
1. Operator niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 5 dni roboczych, poinformuje Użytkownika o:
1) wszelkich postępowaniach, w szczególności administracyjnych lub sądowych, dotyczących przetwarzania Danych Osobowych, o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu sądowym dotyczącym Danych Osobowych, skierowanych do Operatora, a także o wszelkich planowanych postępowaniach lub o realizowanych kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania Danych Osobowych;
2) poleceniach wydanych Operatorowi przez Użytkownika dotyczących przetwarzania Danych Osobowych, które zdaniem Operatora mogą stanowić naruszenie przepisów RODO lub innych powszechnie obowiązujących przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.
2. Na żądanie Użytkownika, Operator udostępni mu niezwłocznie wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO.

XI. AUDYT
1. Użytkownik może przeprowadzić kontrolę przetwarzania Danych Osobowych przez Operatora, w zakresie obejmującym elementy związane z przetwarzaniem Danych Osobowych, których przetwarzanie powierzył Operatorowi, w każdym czasie obowiązywania Umowy powierzenia, na zasadach określonych w Umowie powierzenia.
2. Użytkownik jest uprawniony do przeprowadzenia kontroli w zakresie przetwarzania przez Operatora Danych Osobowych, których przetwarzanie powierzył Operatorowi, bez ponoszenia z tego tytułu kosztów, w następujących przypadkach: (i) obowiązek przeprowadzenia takiej kontroli został nałożony na Użytkownika przez organ nadzorczy lub (ii) przeprowadzenie takiej kontroli wynika z konieczności ustalenia okoliczności naruszenia ochrony przetwarzania Danych Osobowych.
3. W innych przypadkach przeprowadzania kontroli przetwarzania Danych Osobowych przez Użytkownika, niż określone w ust. 2 powyżej, Operator jest uprawniony do pobrania od Użytkownika opłaty w celu pokrycia uzasadnionych kosztów związanych z przeprowadzaną przez niego kontrolą.
4. Opłata, o której mowa w ust. 3 powyżej, będzie każdorazowo powiększona o podatek o towarów i usług w wysokości obowiązującej w dniu wystawienia przez Operatora faktury.
5. Po otrzymaniu zgłoszenia od Użytkownika, Operator wystawi fakturę VAT pro forma na poczet szacunkowych kosztów audytu. Następnie Operator wystawi właściwą fakturę, wynikającą z przeprowadzonej przez Użytkownika kontroli.
6. W celu przeprowadzenia kontroli, innej niż wskazanej w ust. 2 powyżej, Użytkownik zobowiązany jest poinformować Operatora, w formie co najmniej dokumentowej, o zamiarze jej przeprowadzenia co najmniej na 10 dni przed planowaną datą rozpoczęcia kontroli. Zawiadomienie powinno wskazywać dokładny zakres, termin oraz osoby upoważnione przez Użytkownika do przeprowadzenia kontroli przetwarzania Danych Osobowych. Po otrzymaniu zawiadomienia, o którym mowa powyżej, Operator poinformuje Klienta o możliwości przeprowadzenia audytu we wskazanym terminie, przesyłając wstępną wycenę kosztów przeprowadzenia audytu.
7. Z wyłączeniem sytuacji wskazanych w ust. 2 powyżej, w przypadku, gdy z powodu okoliczności, za które Operator nie ponosi odpowiedzialności, w szczególności z uwagi na prowadzenie kontroli przez inne podmioty, nie będzie możliwe przeprowadzenie kontroli w terminie wskazanym przez Użytkownika, Operator poinformuje go o pierwszym możliwym terminie przeprowadzenia kontroli.
8. Kontrola przetwarzania Danych Osobowych, w zakresie dotyczącym obszarów przetwarzania Danych Osobowych (np. pomieszczeń i systemów informatycznych Operatora), nie może trwać dłużej niż 2 dni robocze.
9. Z przeprowadzonej kontroli przetwarzania Danych Osobowych strony sporządzą i podpiszą protokół zawierający jej podsumowanie, w tym ewentualne wnioski lub uzgodniony przez obie strony zakres zmian w zakresie przetwarzania Danych Osobowych.
10. Niezależnie od obowiązku zapłaty na rzecz Operatora opłaty, o której mowa w ust. 3 powyżej, Użytkownik we własnym zakresie pokrywa swoje koszty przeprowadzenia kontroli.

XII. ODPOWIEDZIALNOŚĆ
1. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy powierzenia Operator ponosi odpowiedzialność za szkody poniesione przez Użytkownika do wysokości szkody rzeczywistej.
2. Operator ponosi odpowiedzialność za działania lub zaniechania podmiotów, którym powierzył dalsze przetwarzanie Danych Osobowych (podmiotów przetwarzających) jak za własne działania lub zaniechania zgodnie z zasadami odpowiedzialności określonymi w ust. 1 powyżej.

XIII. ZAKOŃCZENIE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
1. W terminie 30 dni od dnia zakończenia okresu przetwarzania Danych Osobowych przez Operatora, usunie on Dane Osobowe z wszelkich nośników danych, w tym z wszelkich istniejących kopii, chyba że strony ustalą inny termin w formie co najmniej dokumentowej.
2. Jeżeli na mocy odpowiednich przepisów prawa Operator będzie zobowiązany do przechowywania Danych Osobowych jeszcze przez jakiś czas po zakończeniu okresu przetwarzania, Operator niezwłocznie poinformuje Użytkownika o wystąpieniu takich okoliczności. Dalsze przetwarzanie Danych Osobowych będzie realizowane przez Operatora wyłącznie w zakresie i celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa i tylko przez okres dla tego celu przewidziany.

XIV. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Umowa powierzenia stanowi całość zobowiązań oraz warunków powierzenia przetwarzania Danych Osobowych Użytkowników pomiędzy nimi a Operatorem w związku z zawarciem Umowy i realizacją Usług, w tym z korzystaniem przez Użytkownika z Platformy.
2. W sprawach nieuregulowanych w Umowie powierzenia stosuje się odpowiednie postanowienia Umowy, a w dalszej kolejności przepisy prawa polskiego, w szczególności przepisy Kodeksu cywilnego oraz aktów prawnych regulujących zasady ochrony danych osobowych, jak również przepisy RODO.
3. W przypadku rozbieżności pomiędzy postanowieniami Umowy powierzenia a postanowieniami Umowy, pierwszeństwo mają postanowienia Umowy.